1. Identiteit
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten geleverd door Covents Solutions, gevestigd te Mandellaan 400, 8800 Roeselare, België. Ondernemingsnummer / btw-nummer: BE 1018.025.193. Contact: kjellcovents@covents-solutions.be · +32 468 34 82 48.
2. Toepassingsgebied
Deze voorwaarden gelden voor elk voorstel, elke offerte, bestelling en overeenkomst tussen Covents Solutions en de klant, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen. Afwijkende voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk verworpen.
Covents Solutions contracteert uitsluitend met ondernemingen (B2B). Door een overeenkomst aan te gaan bevestigt de klant te handelen in het kader van zijn onderneming en te beschikken over een geldig ondernemingsnummer. Deze voorwaarden zijn niet bestemd voor consumenten.
3. Abonnementen en overeenkomsten
Voor websites werkt Covents Solutions met een website-abonnement: de website wordt zonder opstartkost gebouwd en de klant betaalt vanaf de livegang een vast maandbedrag. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant het voorstel schriftelijk, per e-mail of digitaal aanvaardt.
Voor maatwerk (software, reservatiesystemen, automatisering) wordt een afzonderlijke offerte opgemaakt. Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) dagen. Mondelinge afspraken zijn pas bindend na schriftelijke bevestiging.
4. Aanlevering van inhoud en medewerking
De klant levert de voor de website benodigde inhoud (teksten, beelden, logo's en gegevens) aan binnen dertig (30) kalenderdagen na verzoek van Covents Solutions. Bij gebrek daaraan kan Covents Solutions de website live zetten op basis van de beschikbare inhoud, waarna het abonnement start overeenkomstig artikel 7. Blijft de aanlevering ook zestig (60) kalenderdagen na een schriftelijke herinnering uit, dan kan Covents Solutions de overeenkomst ontbinden zonder dat enige vergoeding verschuldigd is aan de klant. De klant garandeert over de nodige rechten te beschikken op alle aangeleverde inhoud en vrijwaart Covents Solutions voor aanspraken van derden hieromtrent.
5. Uitvoering en termijnen
Opgegeven termijnen zijn steeds indicatief. Covents Solutions zal zich redelijkerwijs inspannen om deze te respecteren maar is niet aansprakelijk voor eventuele overschrijdingen die niet aan haar te wijten zijn. Wijzigingen aan de scope van het project kunnen aanleiding geven tot aanpassing van de termijn en het maandbedrag of de prijs.
6. Prijzen en betaling
Prijzen zijn exclusief btw (21%), tenzij anders vermeld. Voor website-abonnementen geldt geen opstartkost (€ 0). Het vaste maandbedrag is verschuldigd vanaf de livegang en wordt maandelijks vooraf gefactureerd, via factuur of domiciliëring. Het maandbedrag omvat hosting, domeinnaam, SSL-certificaat, back-ups, updates, kleine aanpassingen en support, zoals omschreven in de gekozen formule. Maatwerkprojecten worden gefactureerd volgens de offerte, eenmalig of maandelijks.
Onder kleine aanpassingen wordt verstaan: tekstuele en beperkte visuele wijzigingen aan bestaande pagina's, met een maximum van één (1) uur werktijd per kalendermaand. Niet-gebruikte tijd is niet overdraagbaar naar volgende maanden. Omvangrijkere wijzigingen, nieuwe pagina's of nieuwe functionaliteit worden vooraf besproken en afzonderlijk aangeboden.
Het maandbedrag ligt vast gedurende de minimumlooptijd van twaalf (12) maanden. Nadien kan Covents Solutions het maandbedrag aanpassen mits schriftelijke kennisgeving ten minste twee (2) maanden vóór de inwerkingtreding. De klant kan in dat geval kosteloos opzeggen tot de datum van inwerkingtreding.
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 1% per maand verschuldigd, voor zover wettelijk toegestaan, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van 50 euro. Bij aanhoudende wanbetaling kan Covents Solutions de website tijdelijk offline halen na voorafgaande ingebrekestelling.
7. Feedbackronde en livegang
Vóór de livegang beschikt de klant over een feedbackronde van zeven (7) kalenderdagen om opmerkingen en gebreken schriftelijk te melden. Gemelde punten worden in onderling overleg verwerkt. Bij gebrek aan reactie binnen deze termijn wordt het ontwerp geacht goedgekeurd te zijn; de livegang zelf gebeurt in onderling overleg en het abonnement start pas vanaf de effectieve livegang.
Indien de website klaar is voor oplevering en de klant de livegang zonder gegronde reden uitstelt, wordt de website geacht opgeleverd te zijn en start het abonnement vanaf de meegedeelde opleveringsdatum, ook indien de effectieve publicatie op vraag van de klant later plaatsvindt.
8. Hosting, beschikbaarheid en overmacht
Covents Solutions levert hosting via zorgvuldig gekozen externe infrastructuurpartners en verbindt zich tot een inspanningsverbintenis, niet tot een resultaatsverbintenis inzake beschikbaarheid. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en buiten kantooruren uitgevoerd. Covents Solutions is niet gehouden tot enige vergoeding voor onbeschikbaarheid die het gevolg is van storingen bij derden (hostinginfrastructuur, CDN-diensten (diensten voor snellere en veiligere levering van websitebestanden), domeinregistratie, externe diensten), DDoS-aanvallen of andere gevallen van overmacht. Onder overmacht wordt elke omstandigheid verstaan die buiten de redelijke controle van een partij valt en de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert. Verplichtingen worden geschorst zolang de overmacht duurt; duurt deze langer dan zestig (60) dagen, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.
9. Externe diensten, SEO, prestaties en resultaten
Covents Solutions kan gebruikmaken van externe diensten en platformen, zoals hostingproviders, domeinregistratoren, CDN-diensten, e-maildiensten, analyticsdiensten, kaartdiensten, betalingsproviders, API's of andere technische partners. Covents Solutions is niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen, prijswijzigingen, beperkingen of stopzetting van deze externe diensten, voor zover deze buiten haar redelijke controle vallen.
SEO, snelheid, technische optimalisatie, vindbaarheid, conversiegericht ontwerp en andere prestatiegerichte optimalisaties worden geleverd als inspanningsverbintenis. Covents Solutions garandeert geen specifieke positie in zoekmachines, bezoekersaantallen, omzet, leads, conversies, Lighthouse-score, laadtijd of commercieel resultaat.
De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en wettelijkheid van de inhoud, prijzen, aanbiedingen, sectorinformatie, foto's, merken, teksten en commerciële claims die op zijn website worden geplaatst.
10. Eigendom en intellectuele eigendom
De website, broncode en het ontwerp blijven eigendom van Covents Solutions zolang het abonnement loopt. De klant verkrijgt gedurende het abonnement een niet-exclusief gebruiksrecht op de website. Bij afkoop zoals omschreven in artikel 12 verkrijgt de klant het recht om de projectspecifieke website zelf te hosten, te gebruiken en te wijzigen, inclusief de bijhorende projectspecifieke broncode. Herbruikbare onderdelen en achterliggende knowhow van Covents Solutions — waaronder generieke componenten, sjablonen, libraries, stijlen en implementatiemethoden — blijven te allen tijde eigendom van Covents Solutions en vallen niet onder de afkoop. Onderdelen van derden blijven onderworpen aan hun eigen licentievoorwaarden.
De domeinnaam wordt steeds op naam van de klant geregistreerd en blijft te allen tijde eigendom van de klant, ook bij stopzetting van het abonnement. Covents Solutions behoudt het recht om realisaties te tonen in haar portfolio, tenzij anders overeengekomen.
Indien Covents Solutions haar dienstverlening definitief stopzet, ontvangt de klant de projectspecifieke website en bijhorende projectspecifieke broncode kosteloos, samen met redelijke medewerking aan de overdracht. Bij beëindiging van het abonnement levert Covents Solutions op eerste verzoek, binnen dertig (30) kalenderdagen, een kopie aan van de door de klant aangeleverde inhoud; daarna mag Covents Solutions alle gegevens en bestanden verwijderen.
11. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Covents Solutions is in alle gevallen beperkt tot de vergoedingen die door de klant werden betaald in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadegeval, behoudens in geval van opzet, bedrog of zware fout. Covents Solutions is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, gederfde winst, verlies van data of schade veroorzaakt door derden (hosting, domeinregistrator, externe API's).
Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.
12. Looptijd, beëindiging en afkoop
Het website-abonnement heeft een minimumlooptijd van twaalf (12) maanden vanaf de effectieve livegang of, indien de klant de livegang zonder gegronde reden uitstelt, vanaf de opleveringsdatum zoals bedoeld in artikel 7. Na deze periode loopt het abonnement maandelijks verder en kan het door beide partijen schriftelijk opgezegd worden mits een opzegtermijn van één (1) maand. Reeds gefactureerde bedragen blijven verschuldigd.
Na de minimumlooptijd kan de klant de website afkopen en volledig in eigen beheer nemen tegen een eenmalige vergoeding van € 750 exclusief btw. Tijdens de minimumlooptijd is afkoop mogelijk tegen de som van de resterende maandtermijnen, verhoogd met dezelfde eenmalige vergoeding. Bij stopzetting zonder afkoop wordt de website offline gehaald; de domeinnaam blijft eigendom van de klant (artikel 10).
Bij afkoop ontvangt de klant de projectspecifieke broncode (zoals afgebakend in artikel 10) en een werkende statische export van de website, ten behoeve van hosting naar keuze van de klant. Assistentie bij migratie wordt aangeboden in regie aan het op dat ogenblik geldende uurtarief. Licenties van componenten of materialen van derden (zoals lettertypes of beeldmateriaal) blijven onderworpen aan hun eigen licentievoorwaarden.
Bij ernstige tekortkoming van een partij kan de andere partij de overeenkomst van rechtswege ontbinden na ingebrekestelling.
13. Privacy en gegevensverwerking
Beide partijen leven de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG/GDPR, na.
Voor persoonsgegevens die via de website of digitale oplossing van de klant worden verwerkt, zoals gegevens via contactformulieren, reservatieformulieren, offerteaanvragen, e-mailkoppelingen of andere klantfunctionaliteiten, treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Covents Solutions als verwerker, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Wanneer Covents Solutions persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, maken partijen gebruik van een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige contractuele bepalingen overeenkomstig artikel 28 AVG. Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de samenwerking voor zover persoonsgegevens namens de klant worden verwerkt.
Covents Solutions verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en doet beroep op zorgvuldig gekozen subverwerkers, zoals hosting-, e-mail-, domein-, beveiligings- of infrastructuurpartners, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.
Na beëindiging van de samenwerking worden persoonsgegevens die namens de klant worden verwerkt, op verzoek van de klant terugbezorgd of verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.
De verwerking van persoonsgegevens door Covents Solutions voor eigen doeleinden wordt beschreven in het privacybeleid op deze website.
14. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk.
Bij tegenstrijdigheid tussen de Nederlandse en de Engelse versie van deze voorwaarden heeft de Nederlandse versie voorrang.